Perkembangan Sekretaris

Perkembangan Sekretaris

Asal-usul
Sejak Renaisans hingga akhir abad 19, orang yang terlibat dalam korespondensi harian dan kegiatan yang perkasa telah mengambil gelar sekretaris (atau dalam kasus lain, "petugas"). Dengan waktu, seperti banyak judul, istilah ini diterapkan pada lebih dan beragam fungsi, yang menyebabkan senyawa judul untuk menentukan berbagai sekretaris bekerja lebih baik, seperti sekretaris jenderal, sekretaris atau Sekretaris keuangan negara. Hanya "sekretaris" tetap digunakan baik sebagai singkatan ketika jelas dalam konteks atau untuk posisi-posisi yang relatif sederhana seperti asisten administrasi dari petugas (s) yang bertanggung jawab, baik secara perorangan maupun sebagai anggota sekretariat. Dengan demikian kurang berpengaruh posting menjadi lebih feminin dan umum dengan perkalian dari birokrasi di sektor publik dan swasta, kata-kata baru juga diciptakan untuk menggambarkan mereka, seperti asisten pribadi.

Perkembangan Modern

Pada tahun 1880-an, dengan ditemukannya mesin tik, lebih banyak perempuan mulai memasuki lapangan, dan karena Perang Dunia I, peran sekretaris telah terutama berhubungan dengan perempuan. Pada tahun 1930-an, lebih sedikit orang itu memasuki bidang sekretaris. Dalam upaya untuk meningkatkan profesionalisme di antara Amerika Serikat sekretaris, Sekretaris Nasional Asosiasi diciptakan pada tahun 1942. Saat ini, organisasi ini dikenal sebagai International Association of Administrative Professionals (IAAP) organisasi mengembangkan tes standar pertama bagi para pekerja kantor yang disebut Sekretaris Ujian Certified Professional (CPS). Pertama kali dilaksanakan pada tahun 1951.

Pada tahun 1952, Mary Barrett, presiden National Sekretaris Asosiasi, C. Raja Woodbridge, presiden Dictaphone Corporation, dan pengusaha Amerika Harry F. Klemfuss menciptakan Sekretaris Hari khusus hari libur, mengenali kerja keras staf di kantor. Tersangkut liburan, dan selama minggu keempat bulan April sekarang dirayakan di kantor-kantor di seluruh dunia. Ini telah diubah namanya menjadi "Administrative Professional's Week" untuk menyoroti tanggung jawab peningkatan hari ini sekretaris dan pekerja administrasi lainnya, dan untuk menghindari rasa malu kepada orang-orang yang keluar dari kebenaran politik percaya bahwa "sekretaris" hanya merujuk pada perempuan atau pekerja tidak terampil.

Saat Ini

Dalam bisnis banyak deskripsi pekerjaan tumpang tindih. Namun, sementara asisten administratif adalah istilah umum, tidak selalu menyiratkan secara langsung bekerja untuk seorang atasan, seorang sekretaris biasanya asisten pribadi untuk seorang manajer atau eksekutif. Judul-judul lain yang menggambarkan pekerjaan atau tumpang tindih serupa dengan orang sekretaris tradisional adalah koordinator kantor, eksekutif asisten, manajer kantor dan administrasi profesional. Pada tingkat yang paling dasar seorang sekretaris mungkin hanya perlu perintah yang baik kantor yang berlaku bahasa dan kemampuan untuk mengetik, dan mungkin menghabiskan sebagian besar waktu nya pengarsipan dan mengambil kertas (atau setara mengenai file elektronik dan database informasi) atau menjawab telepon. Yang lebih terampil asisten eksekutif mungkin diperlukan untuk mengetik dengan kecepatan tinggi menggunakan teknis atau bahasa asing, mengatur buku harian, perjalanan dan pertemuan dan melaksanakan tugas-tugas administratif yang mungkin termasuk akuntansi. Eksekutif sekretaris / asisten dapat juga mengontrol akses ke manajer, dengan demikian menjadi berpengaruh dan dipercaya ajudan. Asisten eksekutif tersedia untuk kontak saat di luar jam dengan metode komunikasi elektronik baru untuk konsultasi.

Perbedaan terbesar antara seorang sekretaris umum dan terampil asisten eksekutif adalah asisten eksekutif diperlukan untuk dapat berinteraksi secara menyeluruh dengan masyarakat umum, vendor, pelanggan, dan setiap orang atau kelompok lain bahwa eksekutif bertanggung jawab untuk berinteraksi dengan. Sebagai tingkat eksekutif yang berinteraksi dengan demikian juga meningkatkan tingkat keterampilan yang diperlukan dalam asisten eksekutif yang bekerja dengan eksekutif. Mereka eksekutif asisten yang bekerja dengan pejabat perusahaan harus mampu meniru gaya, filosofi perusahaan, dan perusahaan pribadi seorang eksekutif tempat mereka bekerja. Di tempat kerja modern kemajuan asisten eksekutif adalah kodependen pada keberhasilan dari eksekutif dan kemampuan kedua untuk membuat kinerja kerja tim mulus sedangkan tempat pekerjaan evaluasi setiap orang lain yang mencerminkan kinerja.

Latar Belakang Permasalahan

Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.

Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar.Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam.

Gejala – gejala yang di butuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi dan efektifitas, ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk memanfaatkan tenaga sekretaris secara efisiensi. Kecenderungan ini akan mengakibatkan adanya persaingan yang tajam untuk menduduki jabatan sekretaris.

Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan.

Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri, melalui kompetensinya dengan cara :

a.    Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris

b.    Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya

c.     Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi

d.    Terampil dalam mengelola kantor

e.    Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain

f.     Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional

Didasari oleh latar belakang permasalahan diatas, maka tugas makalah Pengembangan Diri ini kami beri judul dengan “Upaya Pengembangan / Kiat meng-upgrade Sekretaris Profesional

Adapun pokok-pokok permasalahan sekretaris :

a.    Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif

b.    Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi

c.     Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi

d.    Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
Kemampuan mengembangkan skill Human Relations

e.    Tanggung jawab dalam bekerja
Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris


Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .

Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :
1. Penerima mengerti atau memahami isi pesan

2. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan

3. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.

Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin

Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi

Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.
Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.